La Apostilla de la Haya; ¿Qué es y para qué sirve?

Hoy día, siendo el mundo más globalizado que en siglos anteriores, es usual que las personas al igual que las empresas, deban realizar acciones legales a nivel trasnacional. Estas acciones requieren la exhibición de documentos públicos o privados de los cuales se debe comprobar su autenticidad por medio de la apostilla.

¿Quieres conocer más acerca de la apostilla?. Acompañanos, pues aquí encontrarás la información necesaria acerca de este trámite legal tan importante.

¿Qué es la Apostilla?

La apostilla es un documento que avala la autenticidad de escritos legales. Esto con el fin de asegurar su funcionamiento en países que formen parte del Convenio Internacional de la Haya. El escrito debe registrarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores del país donde es emitido el documento.

En físico se trata de una hoja que acompaña al documento en cuestión que deba ser aceptado en el país perteneciente al Convenio de la Haya. Es de aproximadamente 15 cm cuadrados y se titula con la palabra “APOSTILLA”.La información que contiene un documento apostillado es la siguiente: 

  1. País donde se otorga la postilla.
  2. Nombre de la persona que firma el documento.
  3. Función de la persona que firma.
  4. Sello de la autoridad que otorga el documento.
  5. El lugar donde se otorga la apostilla.
  6. La fecha en la que se expide el documento.
  7. Nombre completo de la autoridad que otorga la apostilla. 
  8. Número de registro del documento. 
  9. Firma del representante de la autoridad.

Conoce la historia de la apostilla

En los tiempos anteriores a la Apostilla, era necesario certificar un documento hasta una cantidad de cinco veces ante las diferentes autoridades del país donde el documento daría su función. Esta cantidad de veces variaba según el país donde se estuviera realizando el certificado. Esto retrasaba los trámites legales además de costar muchos recursos para quien realizaba este tipo de diligencias.

Por esta razón, en el año 1961 se firma el Convenio internacional de la Haya sobre el Derecho Internacional Privado. Allí se acordó entre los países miembros, la implementación de este documento para suprimir la legalización de los documentos públicos extranjeros y los largos procedimientos de certificación. En consecuencia, se permitió la agilización del proceso.

De este convenio, y desde su funcionamiento en 1961, hasta la actualidad son 117 países los contratantes del certificado de la apostilla. Este tratado es el más aceptado y puesto en funcionamiento a nivel mundial de entre los acuerdos emitidos por el Convenio Internacional de la Haya.  Esto convierte al tratado en uno de los más exitosos en cuanto a cooperación jurídica internacional.

Influencia Mundial del convenio de la apostilla

En el 2010 el Banco Mundial emitió un informe que declaraba que el tratado de la apostilla y su implementación había servido para la estimulación en la inversión extranjera y el surgimiento de nuevos negocios e inversiones. Todo debido a la facilidad con que las empresas internacionales podían autenticar documentos públicos extranjeros, lo cual agilizaba los trámites legales.

Solicitud de la apostilla en la actualidad:

En la actualidad se ha modernizado aún más este procedimiento permitiendo la obtención de la apostilla por vía virtual a través de medios digitales y páginas web. Países como Uruguay, Venezuela, Argentina, entre otros permiten la obtención virtual del documento en cuestión.

Países que conforman el Convenio de la Haya

Los países que forman parte del convenio de la Haya, y para los que aplica la apostilla, son: 

Albania

Alemania

Andorra

Argentina

Armenia

Australia

Austria

Azerbaiyán

Belarús

Bélgica

Bosnia-Herzegovina

Brasil

Bulgaria

Bolivia

Chile

China

Chipre

Colombia

Corea del Sur

Costa Rica

Croacia

Dinamarca

Ecuador

Eslovaquia

Eslovenia

España

Estados Unidos

Estonia

Finlandia

Francia

Georgia

Grecia

Guatemala

Honduras

Hungría

India

Irlanda

Islandia

Israel

Italia

Japón

Kazajstán

Letonia

Lituania

Luxemburgo

República de Macedonia

Malta

Marruecos

Mauricio

México

Moldavia

Mónaco

Montenegro

Noruega

Nueva Zelanda

Países Bajos

Panamá

Paraguay

Perú

Polonia

Portugal

Reino Unido

República Checa

Rumania

Rusia

Serbia

Sudáfrica

Suecia

Suiza

Surinam

Trinidad y Tobago

Túnez

Turquía

Ucrania

Uruguay

Vanuatu

Venezuela

Barranquita

Documentos públicos que se deben apostillar

La apostilla aplica para documentos de carácter “público” estos abarcan todos los siguientes:

Aquellos que son otorgados por una autoridad o funcionario del sistema Judicial del Estado. Se añaden también los documentos provenientes del Ministerio Público o aquellos emitidos por un secretario oficial o agente oficial. 

Asimismo, los documentos públicos, administrativos y los certificados de documentos privados. Los certificados del registro de un documento, certificados sobre certezas de una fecha en específico.

Igualmente las autenticaciones oficiales y notariales de firmas de documentos con carácter privado, también debe ser apostillados.

Son considerados documentos públicos los certificados de matrimonios, documentos judiciales, diplomas y cualquier certificado emitido por organismos oficiales. Es decir, partidas de nacimiento y de defunción así como certificados de antecedentes penales.

Documentos que no pueden ser apostillados 

Son tres los tipos de documentos que no pueden ser apostillados, estos son:

  1. Aquellos documentos emitidos por un agente político internacional, por ejemplo, un documento emitido por un diplomático.
  2. Los documentos relacionados con el comercio y aduana.
  3. Trámites jurídicos cuyo país destinatario no conforma el Convenio de la Haya, ni reconoce la apostilla como documento de certificación 

Tiempo de validez de la apostilla

La apostilla por sí misma no tiene fecha de expiración. Sin embargo, su utilidad está directamente relacionada con el documento que certifica. En otras palabras, si el documento a certificar tiene un periodo de caducidad o de invalidación, el mismo tendrá la apostilla que lo certifica.

Se debe acotar que una misma apostilla no es válida para ser usada en diferentes países suscritos al convenio de la Haya. Es decir, se debe apostillar el mismo documento las veces que este vaya a ser certificado en un nuevo país, puesto que la apostilla solo aplica para un país.

Para cualquier necesidad de apostillas, acuda con los profesionales de Apostillado y Traducción, calidad y experiencia a su alcance.

El ABC del apostillado de documentos oficiales en México

El apostillado de documentos oficiales en México, es un tema que bien puede dividirse en dos grandes categorías: el de los documentos públicos estatales y el de los documentos públicos federales.

Comenzando por orden de aparición, la instancia a la que hay que recurrir cuando se quiere apostillar documentos públicos estatales es precisamente al gobierno del estado que le corresponda.

Entre la documentación que encaja en esta categoría se encuentra toda aquella emitida por los oficial es del Registro Civil, los presidentes municipales, la Procuraduría, el Tribunal Superior de Justicia Estatal, los Jueces del Fuero Común y los notarios públicos, entre otros.

Cada estado tiene sus propias oficinas para realizar tanto la apostilla de documentos como la legalización, según sea el caso. Es común que éstas se encuentren en la capital de la entidad federativa, aunque hay casos atípicos como el de Baja California, en donde cada ciudad de la entidad tiene su propia oficina para realizar este tipo de trámites.

Pasando al tema de los documentos públicos federales, la responsable de apostillarlos es la Secretaría de Gobernación, localizada en la Ciudad de México.

apostillarlos-es-la-secretaria-de-gobernacionEntendiendo que por diferentes razones no a todos les resulta práctico acudir a la capital del país, quienes se encuentran viviendo en el interior de la república tienen otra opción. Para evitar desplazarse al centro, lo que pueden hacer es enviar toda la documentación vía paquetería con guía preparada.

Para dar por concluido el apostillado de documentos oficiales en este país, previamente hay que cumplir con la siguiente serie de requisitos muy puntuales:
  • Certificar la firma del documento
  • Realizar el pago en ventanilla bancaria de la hoja de ayuda para el pago de derechos
  • Presentar identificación oficial vigente; puede ser el pasaporte mexicano, la credencial del Instituto Nacional Electoral (INE), la cartilla militar, la cédula profesional
  • En el caso de los mexicanos, también se pide la Clave Única de Registro de Población (CURP)

En cuanto al tiempo de espera, todo trámite de apostilla y legalización que no exceda de 5 documentos por persona no debería demorar más de hora y media. En caso de que sean 6 documentos o más los presentados, la entrega se realiza al siguiente día hábil.

Apostillado de certificado de matrimonio: ¿para qué sirve?

El apostillado de certificado de matrimonio, justo como sucede en el caso de cualquier otro documento oficial, tiene como objetivo la autentificación del mismo para la realización de distintos trámites que así lo requieran en un país distinto a donde fue emitido.

¿Para qué se apostilla un acta de matrimonio?

En términos generales, el certificado de matrimonio es un comprobante de casamiento entre dos personas ante el Estado de un país en específico. Su apostilla es necesaria para que pueda tener validez en otro país.

Los motivos más habituales por los que la autoridad de un país podría pedir una apostilla de un certificado de matrimonio son las siguientes:

  • Por la doble nacionalidad: también conocida como doble ciudadanía, la doble nacionalidad es un derecho internacional al que muchos aspiran para poder tener en otro país los mismos derechos que tienen quienes nacieron en él. Para obtenerla, en caso de estar casado, es necesario tener un acta de matrimonio apostillada.
  • Por la muerte de la pareja: para constatar legalmente acerca del deceso de uno de los dos integrantes del matrimonio
  • Por una propiedad: para, como pareja, poder adquirir, rentar o vender una propiedad
  • Herencia: cuando un matrimonio planea dejar una herencia a su hijo o hijos en un país distinto a donde se casaron
  • Por cuestión de trabajo: para que si un miembro del matrimonio trabaja, la otra persona pueda acceder a los derechos que por ley le corresponden

la-doble-nacionalidad-es-un-derecho-internacional-al-que-muchos-aspiranDesde luego pueden existir otras razones por las que la autoridad de un país te pida efectuar el apostillado de certificado de matrimonio, pero éstas son las más comunes.

La apostilla es una herramienta clave para que cualquier documento sea tan válido en otro país como en donde fue emitido de forma original. Necesitarla o no, depende enteramente del trámite que quieras realizar, al igual que el país en el que lo pienses hacer.

Por último, cabe recordar que la apostilla solo es admitida en países que han firmado el Convenio de La Haya. Si no es el caso, entonces el trámite a realizar no es la apostilla, sino la legalización del documento en cuestión, en este caso, el acta de matrimonio.

¿Para qué piden el apostillado de certificado de nacimiento?

De todos los tipos de apostillas que existen, el apostillado de acta de nacimiento es indudablemente el más común. Y es el más común, porque tener este documento con su respectiva apostilla podría calificarse casi tan importante como tener la propia acta original.

Un acta apostillada, es esencial para realizar prácticamente todo tipo de trámite cuando nos encontramos residiendo fuera de nuestro país de origen. Es nuestra carta de presentación, el documento oficial que nos identifica como personas ante las autoridades del lugar en el que estamos viviendo.

Un mundo de posibilidades

En nuestro país de origen, el acta de nacimiento nos sirve para realizar todo tipo de trámites, como por ejemplo comenzar el proceso de inscripción en una nueva escuela, contraer matrimonio o ingresar a un empleo.

En otro país, apostillar este documento es básico para hacer este tipo de trámites y otros tantos. Sin él, no podríamos tramitar documentos importantes o identificarnos ante las autoridades, para quienes prácticamente no existiríamos.

En el caso de México, los requisitos para efectuar el proceso de apostillado de un acta de nacimiento, o en general cualquier tipo de documento, son los siguientes:
  • El documento que se quiere apostillar en original
  • Una identificación oficial vigente, como por ejemplo la credencial del Instituto Nacional Electoral (INE), el pasaporte (puede ser el mexicano o uno de otro país), la cédula profesional federal, o la cartilla del servicio militar nacional
  • En el caso específico de los ciudadanos mexicanos, es necesario incluir con Clave Único de Registro de Población (CURP)

hacer-el-pago-de-derechos-a-traves-de-la-hoja-de-ayudaYa que tenemos todos estos documentos con nosotros, lo siguiente es hacer el pago de derechos a través de la Hoja de Ayuda. Ésta tiene un costo de $782 pesos mexicanos por cada documento que se vaya a apostillar. Es importante puntualizar que esta tarifa es la vigente de enero a diciembre de 2018.

Cabe mencionar que, aunque contemos con nuestra acta de nacimiento oficial para los países extranjeros no será válida si no se encuentra apostillada y debidamente traducida.

En Tijuana, la agencia de traducción Apostillado y Traducción se especializa en emitir traducciones profesionales de apostillas, sello indispensable para que todo documento oficial tenga validez ante una autoridad extranjera.

Así es el apostillado de título universitario en México

En general, el apostillado de documentos oficiales en la República Mexicana debe hacerse en distintos sitios, dependiendo de si hablamos de un documento federal o estatal.

Sumado a lo anterior, en el caso concreto del apostillado de título universitario, es necesario también tomar en cuenta si proviene de una universidad pública o privada.

Instituciones federales

Si el título universitario que se desea apostillar fue emitido por una institución federal. El único lugar donde se puede hacer la apostilla es la Dirección de Coordinación con los Poderes de la Unión adscrita a la Unidad de Gobierno. Ésta se ubica en la Ciudad de México, con dirección Río Amazonas #62, Col. Cuauhtémoc, Del. Cuauhtémoc, Ciudad de México, C.P. 06500.

Son varias las instituciones federales que expiden documentos de los que en determinado momento se pudiera requerir una apostilla. Sin embargo, en la categoría de las educativas nos encontramos con las siguientes:

  • Instituto Mora
  • Instituto Nacional de Salud Pública
  • Colegio de México
  • Colegio de Postgraduado
  • Universidad Nacional Autónoma de México
  • Universidad Autónoma Metropolitana
  • Universidad del Ejército y Fuerza Aérea Mexicanos
  • Universidad Autónoma de Chapingo

Instituciones estatales

todas-las-universidades-publicas-estatalesDe igual forma, son varias las instituciones consideradas como estatales. Hablando sólo de las de corte educacional, aquí están englobadas todas las universidades públicas estatales, como la Universidad Autónoma de Baja California (UABC) o la Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL), solo por mencionar un par de ejemplos.

En caso de que el apostillado de título universitario que planeas hacer es de una escuela particular (conocidas también como privadas) que se encuentre incorporada a la Secretaría de Educación Pública (SEP), entonces tu documento es tomado como federal. Aquí es indistinto el estado de la república en el que vivas.

Eso sí, antes de ir a la Dirección de Coordinación con los Poderes de la Unión adscrita a la Unidad de Gobierno, primero debes llevar a cabo un trámite adicional para legalizar un título o certificado de calificación de la SEP.

Ojo: si la universidad particular en la que estudiaste está incorporada a la universidad pública estatal, entonces tu documento no es federal, sino estatal. Si ésta es tu situación, la Secretaría General de Gobierno del Estados en donde estudiaste es el lugar al que tienes que ir.

Para finalizar, toma en cuenta que cada universidad puede tener requisitos particulares. Y sobre el costo del trámite, el pago de derechos en documentos federales es de $733 pesos mexicanos. Con los documentos estatales, el precio es determinado por el gobierno de la entidad. Realizamos todo tipo de traducciones, pues somos profesionistas certificados, con amplia experiencia en la traducción y apostillado de documentos oficiales.

Apostillado de testamento: todo lo que tienes que conocer

Recibe el nombre de testamento aquel documento que contiene una declaración voluntaria de un individuo, en el que expresa lo que desea se haga con sus bienes una vez que haya fallecido.

Se trata de un acto que debe ser sometido a una serie de requisitos de forma. Así mismo, es necesario que en el documento esté constatada la institución de un heredero, es decir, la persona que se quedará con dichos bienes.

Tipos de testamentos

De manera contraria a la creencia popular, no existe un único tipo de testamento, sino varios. En la actualidad, podemos decir que este documento puede dividirse en cinco tipos.

El más conocido y utilizado es precisamente el testamento común, también llamado mancomunado. Éste es el realizado por dos personas que en un mismo acto disponen de sus propiedades inmuebles a favor de un tercero.

una-omision-de-un-herederoUn segundo tipo es el testamento mutuo o captatorio. En él, dos personas hacen un testamento a favor de la que sobreviva.

Otro más es el testamento inoficioso. Se refiere al que contiene una desheredación o preterición injusta, es decir, una omisión de un heredero que ha sido colocado de manera forzosa.

El testamento que es redactado a mano y firmado por el propio testador, recibe el nombre de testamento ológrafo.

Finalmente, tenemos el testamento digital, que es hecho con los bienes de tipo digital de una persona

Apostillado de testamento

Dado que el objetivo de un testamento es que la voluntad de una persona que ya ha fallecido termine cumpliéndose, realizar su apostilla es fundamental. Sólo de esta forma, el documento será válido aún en un país distinto al de su emisión.

Hablando de personas extranjeras, cabe mencionar que todo aquel testamento que sea hecho en un país tercero tendrá que ser apostillado o legalizado, según sea el caso. Así mismo, es importante agregar que el documento sólo tendrá validez en la República Mexicana una vez que haya sido protocolizado por un Notario Público mexicano. De no cumplir con estos dos requisitos (apostillado de testamento y protocolizado), será imposible utilizarlo con fines legales, sirviendo sólo como documentos informativos.