La Apostilla de la Haya; ¿Qué es y para qué sirve?

Hoy día, siendo el mundo más globalizado que en siglos anteriores, es usual que las personas al igual que las empresas, deban realizar acciones legales a nivel trasnacional. Estas acciones requieren la exhibición de documentos públicos o privados de los cuales se debe comprobar su autenticidad por medio de la apostilla.

¿Quieres conocer más acerca de la apostilla?. Acompañanos, pues aquí encontrarás la información necesaria acerca de este trámite legal tan importante.

¿Qué es la Apostilla?

La apostilla es un documento que avala la autenticidad de escritos legales. Esto con el fin de asegurar su funcionamiento en países que formen parte del Convenio Internacional de la Haya. El escrito debe registrarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores del país donde es emitido el documento.

En físico se trata de una hoja que acompaña al documento en cuestión que deba ser aceptado en el país perteneciente al Convenio de la Haya. Es de aproximadamente 15 cm cuadrados y se titula con la palabra “APOSTILLA”.La información que contiene un documento apostillado es la siguiente: 

1. País donde se otorga la postilla.
2. Nombre de la persona que firma el documento.
3. Función de la persona que firma.
4. Sello de la autoridad que otorga el documento.
5. El lugar donde se otorga la apostilla.
6. La fecha en la que se expide el documento.
7. Nombre completo de la autoridad que otorga la apostilla. 
8. Número de registro del documento. 
9. Firma del representante de la autoridad.

Conoce la historia de la apostilla

En los tiempos anteriores a la Apostilla, era necesario certificar un documento hasta una cantidad de cinco veces ante las diferentes autoridades del país donde el documento daría su función. Esta cantidad de veces variaba según el país donde se estuviera realizando el certificado. Esto retrasaba los trámites legales además de costar muchos recursos para quien realizaba este tipo de diligencias.

Por esta razón, en el año 1961 se firma el Convenio internacional de la Haya sobre el Derecho Internacional Privado. Allí se acordó entre los países miembros, la implementación de este documento para suprimir la legalización de los documentos públicos extranjeros y los largos procedimientos de certificación. En consecuencia, se permitió la agilización del proceso.

De este convenio, y desde su funcionamiento en 1961, hasta la actualidad son 117 países los contratantes del certificado de la apostilla. Este tratado es el más aceptado y puesto en funcionamiento a nivel mundial de entre los acuerdos emitidos por el Convenio Internacional de la Haya.  Esto convierte al tratado en uno de los más exitosos en cuanto a cooperación jurídica internacional.

Influencia Mundial del convenio de la apostilla

En el 2010 el Banco Mundial emitió un informe que declaraba que el tratado de la apostilla y su implementación había servido para la estimulación en la inversión extranjera y el surgimiento de nuevos negocios e inversiones. Todo debido a la facilidad con que las empresas internacionales podían autenticar documentos públicos extranjeros, lo cual agilizaba los trámites legales.

Solicitud de la apostilla en la actualidad:

En la actualidad se ha modernizado aún más este procedimiento permitiendo la obtención de la apostilla por vía virtual a través de medios digitales y páginas web. Países como Uruguay, Venezuela, Argentina, entre otros permiten la obtención virtual del documento en cuestión.

Países que conforman el Convenio de la Haya

Los países que forman parte del convenio de la Haya, y para los que aplica la apostilla, son: 

Albania

Alemania

Andorra

Argentina

Armenia

Australia

Austria

Azerbaiyán

Belarús

Bélgica

Bosnia-Herzegovina

Brasil

Bulgaria

Bolivia

Chile

China

Chipre

Colombia

Corea del Sur

Costa Rica

Croacia

Dinamarca

Ecuador

Eslovaquia

Eslovenia

España

Estados Unidos

Estonia

Finlandia

Francia

Georgia

Grecia

Guatemala

Honduras

Hungría

India

Irlanda

Islandia

Israel

Italia

Japón

Kazajstán

Letonia

Lituania

Luxemburgo

República de Macedonia

Malta

Marruecos

Mauricio

México

Moldavia

Mónaco

Montenegro

Noruega

Nueva Zelanda

Países Bajos

Panamá

Paraguay

Perú

Polonia

Portugal

Reino Unido

República Checa

Rumania

Rusia

Serbia

Sudáfrica

Suecia

Suiza

Surinam

Trinidad y Tobago

Túnez

Turquía

Ucrania

Uruguay

Vanuatu

Venezuela

Barranquita

Documentos públicos que se deben apostillar

La apostilla aplica para documentos de carácter “público” estos abarcan todos los siguientes:

Aquellos que son otorgados por una autoridad o funcionario del sistema Judicial del Estado. Se añaden también los documentos provenientes del Ministerio Público o aquellos emitidos por un secretario oficial o agente oficial. 

Asimismo, los documentos públicos, administrativos y los certificados de documentos privados. Los certificados del registro de un documento, certificados sobre certezas de una fecha en específico.

Igualmente las autenticaciones oficiales y notariales de firmas de documentos con carácter privado, también debe ser apostillados.

Son considerados documentos públicos los certificados de matrimonios, documentos judiciales, diplomas y cualquier certificado emitido por organismos oficiales. Es decir, partidas de nacimiento y de defunción así como certificados de antecedentes penales.

Documentos que no pueden ser apostillados 

Son tres los tipos de documentos que no pueden ser apostillados, estos son:

1. Aquellos documentos emitidos por un agente político internacional, por ejemplo, un documento emitido por un diplomático.
2. Los documentos relacionados con el comercio y aduana.
3. Trámites jurídicos cuyo país destinatario no conforma el Convenio de la Haya, ni reconoce la apostilla como documento de certificación 

Tiempo de validez de la apostilla

La apostilla por sí misma no tiene fecha de expiración. Sin embargo, su utilidad está directamente relacionada con el documento que certifica. En otras palabras, si el documento a certificar tiene un periodo de caducidad o de invalidación, el mismo tendrá la apostilla que lo certifica.

Se debe acotar que una misma apostilla no es válida para ser usada en diferentes países suscritos al convenio de la Haya. Es decir, se debe apostillar el mismo documento las veces que este vaya a ser certificado en un nuevo país, puesto que la apostilla solo aplica para un país.

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